Privacyverklaring bureau Klasse!

Bureau Klasse! hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw gegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring staat hoe wij omgaan met uw (persoonlijke) gegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze verzamelen en verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Gegevensverwerking

Bureau Klasse! verwerkt persoonsgegevens van een leerling en zijn/haar ouder(s)/verzorger(s) in het kader van de dienstverlening rondom begeleiding en/of het afnemen van diagnostisch onderzoek. De (persoons)gegevens die, afhankelijk van het doel van de opdracht, kunnen worden verwerkt, en vastgelegd in een dossier, betreffen:

  • aanmeldformulier met daarop de persoonsgegevens van een leerling, korte informatie van school en ouders;
  • gegevens leerlingvolgsysteem;
  • toestemmingsformulier ouders;
  • ingevulde antwoordformulieren van onderzoeken;
  • onderzoeksrapportage;

Het papieren dossier, met de ruwe testuitslagen en een afschrift van het onderzoeksverslag, wordt bewaard in een afgesloten dossierkast. De (persoons)gegevens zullen, zoals wettelijk verplicht, 15 jaar worden bewaard. Na deze termijn wordt zowel het papieren als het digitale dossier vernietigd.

Voor de afname van de NSCCT wordt vooraf middels vragenlijsten persoonsgegevens verzameld, die van belang kunnen zijn voor de afname van de test, dan wel voor de interpretatie van de resultaten. Deze vragenlijsten worden na bespreking van de resultaten vernietigd. De digitale rapportage wordt 2 jaar bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens opdrachtgever

Om bepaalde administratieve handelingen te kunnen verrichten (financiële administratie en facturatie), hebben wij een aantal gegevens nodig van de opdrachtgever (veelal de school, soms ook andere instellingen of ouders). In dit kader verwerken wij de volgende gegevens:

  • Persoonsgegevens contactpersoon (aanhef, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie)
  • Contactgegevens contactpersoon (e-mail, adres, telefoon, evt. naam organisatie)

Bureau Klasse! verwerkt gegevens van haar klanten en is voor die gegevensverwerkingen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Externe leveranciers

Voor het verwerken van diagnostische gegevens, wordt door Bureau Klasse! soms gebruik gemaakt van leveranciers (test- en methodeuitgevers). In die gevallen blijft Bureau Klasse! verantwoordelijk voor het veilig omgaan met de gegevens. Bureau Klasse! heeft met deze leveranciers een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin wij duidelijke afspraken hebben gemaakt hoe deze leveranciers met uw (persoons)gegevens moeten omgaan.

De betreffende externe leveranciers zijn:

  • Pearson (WISC-V, RAKIT en Zareki)
  • Boom testuitgeverij (CB&WL en SVL hoofdrekenen)
  • Lexima (Bloon)
  • Testservice onderwijs (NSCCT).

Bij Pearson en Boom verloopt scoring van onderzoeksresultaten via een beveiligde webomgeving. Hierbij worden door Bureau Klasse! naast de ruwe scores, alleen de geboortedatum en initialen van een leerling verstrekt. Voor het gebruik van Bloon wordt voor een leerling een eigen account aangemaakt waarvoor alleen een gebruikersnaam en groep vereist is. Testservice onderwijs wordt gebruikt om de ruwe gegevens van de NSCCT te kunnen verwerken. De door de leerlingen ingevulde antwoordenbladen (met daarop de initialen van een leerling, geboortedatum en schoolgegevens) worden door Bureau Klasse! aangeleverd via de reguliere post. De uitslag wordt door Testservice onderwijs digitaal in een beveiligd Excelbestand teruggestuurd.

Geheimhouding

Bureau Klasse! heeft een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, (persoons)gegevens met anderen zullen delen. Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet pedagogen het recht om ook zonder toestemming van ouder(s)/verzorger(s) informatie te verstrekken. In dergelijke gevallen zal Bureau Klasse! deze informatieverstrekking als regel eerst met u bespreken.

Verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering

Ouder(s)/verzorger(s) hebben recht op inzage in de informatie die in het dossier is opgenomen. U kunt Bureau Klasse! verzoeken (persoons)gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, of voor het doeleinde van de overeenkomst niet ter zake zijn. Wanneer u het oneens bent met informatie die in het dossier is opgenomen, dan kunt u Bureau Klasse! verzoeken een eigen verklaring aan het dossier toe te voegen. Voor alle rechten geldt dat Bureau Klasse! in principe in gaat op uw verzoek. Alleen als Bureau Klasse! van mening is dat belangen van anderen, bijvoorbeeld van uw kind, worden geschaad, kan het verzoek (gedeeltelijk) worden af gewezen.

Overige rechten ouder(s)/verzorger(s)

Ouder(s)/verzorger(s) hebben het recht om eerder gegeven toestemming voor de verwerking van (persoons)gegevens in te trekken. Daarnaast heeft u het recht om over de verwerking van uw (persoons)gegevens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, te bereiken via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Contactgegevens

Bureau Klasse!

Kofschipstraat 10

1826 CG Alkmaar

info@bureauklasse.nl